De decentralisaties vormen een geweldige uitdaging voor gemeenten. Je hebt te maken met heel veel partners met hun eigen datastructuren en informatie die nodig is om een goede invulling te geven. Je kunt dus standaardoplossingen realiseren zoals we dit soort problemen altijd oplossen of je kunt uitgaan van de kracht van wat er reeds is en hoe je dit kunt bundelen in een goed werkend geheel.
Er zijn twee perspectieven om naar de samenwerking te kijken, namelijk gebruik maken van de aanwezige gestructureerde informatie bij de betrokken organisaties voor de inrichting van de regiefunctie of gebruik maken van ook ongestructureerde informatie bij de inrichting van de regiefunctie.
Gaan we bij de invulling van de regiefunctie uit van de bestaande processen en gegevensbronnen of proberen we op basis van de invulling van de regiefunctie te bepalen welke informatie nodig is en waar we die kunnen vinden.
Een gouden regel binnen de ICT is dat 80% van het budget wordt uitgegeven aan 20% van de doelgroep. Besparen kun je dus doen door het uitgeven van het budget zo efficiënt en effectief mogelijk te doen of je kunt proberen de groep van 20% te verkleinen. Als je dit terug kunt brengen naar 18% dan is dat een besparing in het budget van 7,5%. Bij een budget van 20 miljoen ( 100.000 inwoners) praat je dan over een besparing van 1,5 miljoen bij gelijkblijvende zorg voor de zorggroep.
Hoe is dit te realiseren?
D eerste vraag is dan: hoe voorkom ik dat jeugdigen in de zorggroep terechtkomen, wat zijn de relevante indicaties, hoe kan ik deze waarnemen, en welke gegevens moet ik hiervoor krijgen.
Heel belangrijk is hierbij data-analyse en de bronnen zijn heel divers. Op dit vlak liggen goede kansen voor het gebruik van opensource, zowel voor de data (gestructureerde en ongestructureerde) als de analysetools. Door dit gebruik kun je veel licentiekosten besparen, is hergebruik veel eenvoudiger en krijgt de nederlandse software industrie een stevige impuls.
Een ander belangrijk punt is bij de systeem inrichting uit te gaan van: hou het klein. Dergelijke systemen zijn minder duur, minder complex en beter bruikbaar. Je moet niet alles willen weten maar bewust kiezen voor de minimaal benodigde gegevens.
Zijn er gemeenten of samenwerkingsverbanden die deze aanpak aandurven naast de bestaande?

Er zijn een aantal trends waar te nemen die het functioneren van de gemeentelijke ICT-afdeling meer en meer beïnvloeden en deze ontwikkelingen leiden tot de conclusie dat de traditionele ICT-afdeling 2020 niet haalt.
Er zijn twee trends die deze stelling logisch maken namelijk de technische ontwikkelingen en de ontwikkelingen rondom het werkterrein van de gemeente.
Rondom de techniek gaat het om webbased applicaties, het steeds meer benutten van SAAS-oplossingen, big data, open data, de mobilisering, het opslaan van data in de cloud, ontwikkeling van generieke software die voor veel inzetbaar is en last but not least het sterk toenemende gebruik van social media. Er is dus veel meer dan alleen cloud computing die de traditionele ICT-afdeling de das om doet.
Binnen het werkterrein van de gemeente is ook sprake van trends die de ICT-afdeling raken. Dit zijn zaken als 24/7, van productgericht naar vraaggericht, toename aantal taken gemeente, schaalvergroting, samenwerken, van een consumptiemaatschappij naar een participatiemaatschappij en een discussie of alles op gemeentelijk niveau bepaald moet worden of dat ook in wijk of buurt kan.
Allereerst de techniek.
De laatste 25 jaar is er veel verandert. Het begon met een boekhoudmachine en vervolgens een computer voor de boekhouding. De typekamer was nog volop in gebruik en de eerste tekstverwerkingssystemen kwamen binnen. Vervolgens zien we de PC binnenkomen en steeds meer applicaties als standalone toepassingen. De computers worden gebundeld in een netwerk en de eerste stappen richting buitenwereld worden gezet. Internet komt de gemeente binnen, allereerst als informatiebron maar meer en meer ook als een communicatiemiddel naar buiten.
Ook bij de opslag van gegevens gaan de ontwikkelingen hard. Begonnen we met 14-kolommenpapier werd daarna de computer gebruikt als opslagmedium per toepassing. Databasetechnologie werd benut om het delen van gegevens mogelijk te maken en de doorzoekbaarheid te vergroten en op dit moment hebben we te maken met opslag in de Cloud, big data en open data. Data-analyse was tot nu toe vooral gericht op traditionele data (in mooie rijen en kolommen) en met behulp van specialistische programma`s. De data die we tegenwoordig willen analyseren past niet meer in die oude structuren en bevat veel ongestructureerde teksten en beelden en is verspreid over veel systemen. Om deze data te kunnen benutten zal de analyse veel meer vanuit de procesdeskundigheid gedaan worden op de plaats waar de data daadwerkelijk gebruikt kan worden. Ook is de relevante data veel minder dan voorheen te vinden op interne systemen maar meer en meer on-line. De ouderwetse analyse vertelt over wat was en niet wat er nu gebeurt of wat mogelijk gaat gebeuren. Nieuwe analysemethoden gaan uit van het analyseren van een veelvoud aan data in alle vormen op basis van real-time en steeds wisselende vragen. Het tijdperk van “U vraagt en wij draaien” is voorbij.
De gereedschappen zijn ook sterk gewijzigd. Van de pen naar een terminal, de PC, de laptop en nu dan tablets en smartphones. Al deze gereedschappen zijn er om snel gegevens te registreren maar ook meer en meer om gegevens te raadplegen en liefst overal en altijd. Deze verschuiving naar mobiel werken houdt in dat de beveiliging moeilijk te regelen is vanuit de ICT-afdeling en dat er gebruik gemaakt gaat worden van professionele centra die 24/7 de toegankelijkheid van gegevens kunnen beveiligen en garanderen.
Bouwden we vroeger een applicatie voor een specifiek doel nu krijgen we steeds meer generieke applicaties die in te richten zijn voor gebruik bij meerdere processen en vaak webbased zijn, zodat ze op veel systemen kunnen draaien. Het beheren van dergelijke applicaties richt zich dan ook op de inhoud van de processen en niet op de benodigde techniek. De rol van de ICT-afdeling wordt dus zeer beperkt.
In een volgend artikel ga ik in op de veranderingen binnen het werkterrein van de gemeente

Bij gemeenten wordt in veel applicaties gebruik gemaakt van basisgegevens. Tot nu toe werden die gegevens per applicatie verzameld uit meerdere bronnen en is er weinig sprake van gedeeld gebruik. Grote uitzondering zijn de GBAgegevens. Deze worden bij meerdere applicaties hergebruikt, afhankelijk van de leverancier van een applicatie en de GBAapplicate. Meerdere leveranciers kennen een gegevensmagazijn dat benut wordt om de persoonsgegevens (ook kerngegevens), afgeleide adresgegevens en kadastergegevens te distribueren.
Het opzetten van een distributiesysteem geheel gebaseerd op landelijke registraties is een zeer ingrijpende operatie, niet alleen vanwege de ombouw van alle applicaties, maar ook door de realisatie van een betrouwbaar, snel en veilig netwerk.
Daarnaast blijft een probleem de beleidsanalyses die gemaakt worden op basis van een grote hoeveelheid gegevens over het nu en het verleden, die vaak afkomstig zijn uit meerdere basisregistraties, gecombineerd met plaatselijke registraties.
Het realiseren van een volledig gebruik van landelijke registraties is bovendien erg duur, omdat elke applicatie (gemiddeld ongeveer 200) een koppelng moet hebben met een of meerdere landelijke registaties en als er geen abonnementsfunctie is moet je de gegevens bij elk gebruik opnieuw ophalen. Voor de veelheid aan relatief kleine applicaties is dit niet haalbaar, zodat de verplichting van exclusief gebruik niet gehaald zal worden.

Uitgaande van de realiteit van het gebruik van gegevenskopieën is het beter om te waarborgen dat er sprake blijft van actualiteit van de gegevens. Dit is te realiseren door standaarden te definiëren en afspraken te maken met leveranciers van gegevensmagazijnen over de borging van de actualiteit. Het realiseren van een abonnementsfunctie bij een basisregistratie en binnen de gemeente met het gegevensmagazijn zijn hierbij nuttige/noodzakelijke bestanddelen.

Beste bezoeker,

Na ruim 22 jaar bij de gemeente Weert gewerkt te hebben als beleidsadviseur informatievoorziening werd het tijd om iets anders te gaan doen en wat ik weet en kan ook bij andere organisaties te gebruiken.
Ik ben daarom een eigen bedrijf begonnen (A-tri informatisering) dat zich richt op het hele informatiseringsveld binnen gemeenten, maar ook zaken als coaching en trainingen zijn mogelijk.

Met vriendelijke groet,

Jan Roodt, directeur